Понимаю, о чём ты. У нас тоже было много подобных трудностей раньше, пока не начали использовать онлайн CRM-систему Аспро.Cloud
https://aspro.cloud/projects/crm-dlya-typografiy/ сайт. У неё есть отличная возможность выстраивать процессы, распределять задачи по исполнителям, а также следить за их выполнением в реальном времени. Можно создавать чёткие планы, ставить приоритеты и видеть, кто в какой стадии выполнения. А ещё мне понравился тот факт, что всё это можно интегрировать с другими инструментами, если нужно. Система достаточно гибкая, и в ней удобно работать с проектами, финансами, клиентами — всё в одном месте. Может, тебе тоже подойдёт, попробуй бесплатно.